会社のコンフルエンスの整理をしてる
なぜ？
会社の情報がバラバラで見つけるのにすごい大変だったため。esa調べてGoogleDrive調べて、コンフルエンス(コンフル)調べて、GitHubWikiとbacklogを調べて、情報が見つからない、間違っているということばかりだったので大分ストレスになってた。最初にコンフルを入れた人ももういないので、どういう思想でこれらのツールを使うのか？というところもバラバラになってしまってた。
以下、色々記載しているが、うまく書けてないのは自分の文章のせい。これを大体2週間半(アンケートに1週間)ぐらいで本来の作業と並行してやった。
現状把握
まずは現状を把握するために職種ごとに何をどのような目的で使っているか確認
- コンフル
- 会社のアカウント持ってる人全員が使える
- ミーティング議事録
- 運用してるサービスの仕様(全部ではない)
- プロジェクトごとの情報
- GoogleDrive(スプレッドシート、MS PowerPoint、PDF、Word)
- 会社規定・契約書・申請書などの会社共通的な資料
- 企画職が仕様を書くときに使ってる
- GitHub(Wiki, Issue), Backlog(チケット, Wiki, ファイル)
- 開発チケット
- 外部に委託してる開発会社とのやり取り(Wiki, ファイル)
- GoogleDriveは社内のみが使えるため
- esa
- エンジニア部署だけで使ってる
- エンジニアの日報やTips、ポエム、申請書の書き方、仕様書など様々
- cacoo
- エンジニアの一部が図を書くときに使っている
課題感の確認と解決策を考える
GoogleFormでアンケートを取って自分の思ってる課題があってるのか、他にみんなが感じてる課題がないのかを全社向けにアンケートを取って確認。その結果、以下のことがわかった
| 課題 | 解決策案 |
|---|---|
| ルールがわからない | 思想とルールを決めた |
| ほしい情報(仕様とか)が探せない。毎回検索する必要がある | ページ構成を考え直す |
| 作成した情報をどこに置いてわからない | ツールを整理 |
| コンフルの議事録フォーマットがバラバラ | テンプレートを決める |
| コンフルの使い方がわからない | Tipsを作成する |
大まかな思想を決める
情報をつなげる
仕様書を全部コンフルやGoogleDriveに寄せるとか色々考えたが、会社の契約書などはどうしてもDriveに入れる必要があったり、企画職の生産性を落とすわけにはいかないので、まずは少しずつ整理している。今の組織形態(職種ごとの組織とプロジェクトごとの組織というマトリクス型組織)、外部委託開発会社がいるというところを考えると、今まで使ってるツールをいきなり削除することはできない。既にある情報をどうするかというのもあるし。なので、まずはすべての情報がつながるようにしようと。なので
コンフル ---+---> Google Drive | +----> Backlog(GitHub wiki)
という、フローを決めて、まずはコンフルを見てリンクを辿っていればその情報に行き当たるようにという思想を取った。
会社組織、サービス構成に似せた
コンフルの構成を直感的にするために会社組織構成、サービス構成に似せた。 会社組織というところでは
- 全社共通的な情報。ここはやりたいこと毎にページを切った
- あまり組織体系が変わらない職種ごとの部署の各ページをスペース直下に
- 来年多分変わっているであろうプロジェクトごとの組織を移動しやすいように年度ページ以下に配置する
またサービス構成というところでは
- サービスの機能毎にページを作る
- 運用上必要な情報をまとめるページ
ゆるいルールを決める＆Tipsページを作る
厳しいルールを決めると色々つかれるので、上の思想に基づいた最低限のルールだけを決めた。 パーソナルスペースの存在が知られていなかったので個人ページはそちらに寄せる(ようにする予定) またTipsはQuickTimePlayerで取って、それをgifページに変換して動いているものを見せるようにした
コンフルのページ構成を整理する
上の思想に基づいてページを粛々と整理する。もう使わなくなった情報も出てきたので、それは新規にアーカイブページを作って移動した。ページのアーカイブ機能が本当にほしい。管理者だとドラッグアンドドロップでページを移動できるので超便利だった
テンプレートページを整理
コンフルはデフォルトのテンプレートが何種類もあるが使うのは多くて議事録とふりかえりの2種類ぐらい。なので、それ以外は一旦見せないようにした。テンプレ自体はちょこっとだけ変えた
コンフルは色んな機能があるのでやりたいことに応じてページを作った。 例えば、個人的なページをう これは前の職場でも好評だったが動画でやり方を見せると
その他細かい所
- 言語、日時設定を日本語にした
- ページタイトルにページ番号を入れていたが消した(ルートページのみ)
